الاستفادة من التكنولوجيا لخدمة الجهود الإنسانية
في عالم حيث الحلول الرقمية أصبحت ضرورية، يقود الاتحاد الدولي لجمعيات الصليب الأحمر والهلال الأحمر، والصليب الأحمر الإسباني، والصليب الأحمر الفرنسي، وجمعية الصليب الأحمر الكيني الطريق لتحويل كيفية إدارة بيانات المتطوعين على مستوى العالم. مدعوم ببرنامج CiviCRM، يعمل نظام إدارة بيانات المتطوعين (VDMS) الخاص بنا على تبسيط وتعزيز كفاءة عمليات التطوع عبر الجمعيات الوطنية.
نظام إدارة بيانات المتطوعين (VDMS) التابع للاتحاد الدولي
موظفو ومتطوعو الاتحاد الدولي وجمهورية الكونغو الديمقراطية يتحدثون في جلسة إحاطة
صورة: أليون ندياي/الاتحاد الدولي
يعمل نظام إدارة بيانات المتطوعين على تبسيط إدارة عمليات إدخال المتطوعين وإشراكهم وتأمينهم. كما يوفّر الوقت، ويحسّن تجربة المتطوعين، ويدعم اتخاذ القرارات السريعة. وبفضل الأدوات الخاصة بالتسجيل للفعاليات والتواصل عبر البريد الإلكتروني والرسائل القصيرة وواتساب، فضلاً عن ميزات إعداد التقارير المتقدمة، يعمل نظام VDMS على تعزيز التنسيق ويضمن تلبية احتياجات المتطوعين والمجتمعات.
الميزات الرئيسية
تسجيل المتطوعين وإدارة البيانات
- إنشاء وإدارة النماذج لتسجيل المتطوعين الجدد.
- إنشاء التقارير وتقسيم بيانات المتطوعين للمشاركة المستهدفة.
- ضبط أدوار المستخدمين وقدرتهم على رؤية البيانات.
إدارة أنشطة المتطوعين والتدريبات
- التسجيل في الأنشطة والتدريبات لتعزيز المشاركة والتنمية.
- تتبّع ساعات المتطوعين لتقديرهم ومساءلتهم.
- إدارة طلبات الإجازات.
قسم خاص للتفاعل مع المتطوعين
- تحديث البيانات الشخصية والتسجيل في الفعاليات وتتبّع المشاركة.
- تنزيل الشهادات وإدارة الإعدادات الشخصية.
أدوات تواصل محسّنة
- إرسال البريد بالجملة، والرسائل القصيرة، والتوافق مع واتساب للتواصل الفعّال. (قد يتم فرض رسوم على الرسائل).
- ميزات مثل قوالب البريد الإلكتروني والرسائل المجدولة.
التقارير والتحليلات الشاملة
- إنشاء تقارير مفصّلة بأشكال مختلفة.
- تصدير البيانات لمزيد من التحليل وأتمتة تسليم التقارير.
لماذا اختيار CiviCRM؟
CiviCRM هو نظام قوي لإدارة علاقات العملاء قائم على الويب ومصمم للمنظمات غير الربحية. وهو:
- مجاني ومفتوح المصدر: ليس له رسوم ترخيص، مما يسمح بعدد غير محدود من المستخدمين والأدوار.
- قابل للتخصيص: يمكن تخصيصه بسهولة لتلبية احتياجاتكم المحددة.
- متوافق: يعمل بسلاسة مع أنظمة إدارة المحتوى مثل Drupal أو WordPress.
ما هي المعايير المطلوبة لاعتماد نظام إدارة بيانات المتطوعين في جمعيتكم الوطنية؟
IFRC staff meeting with Guatemalan Red Cross as part of a project aimed at improving local health services.
صورة: IFRC
لاعتماد نظام إدارة البيانات الشخصية بنجاح، يتعين على جمعيتكم الوطنية الالتزام بما يلي:
- التزام القيادة: التزام خطّي من قيادتكم لدعم اعتماد هذا النظام.
- منسّق مخصص: تعيين منسّق للإشراف على التنفيذ، والالتزام بما لا يقل عن 40 ساعة على مدى 6 أسابيع.
- البنية التحتية الأساسية لتكنولوجيا المعلومات: ضمان توفر أجهزة الكمبيوتر، والوصول إلى الإنترنت، واسم النطاق.
- إجراءات التطوع: يجب وضع إجراءات أساسية، أو وضع خطة لتطويرها.
- إتقان اللغة: يجب على الموظفين إتقان اللغة الإنجليزية أو الفرنسية أو الإسبانية.
- خصوصية البيانات والأمن: الامتثال لقواعد خصوصية البيانات والأمن.
- توافر الأموال: تأمين التمويل اللازم أو استكشاف امكانية الحصول على منحة. (تتراوح تكلفة التنفيذ من 20,000 يورو إلى 25,000 يورو، فضلاً عن تكلفة الصيانة السنوية التي تبلغ حوالي 4400 يورو من السنة الثانية فصاعدًا).
شاهدوا: شرح إدارة بيانات المتطوعين
كيفية البدء
للمشاركة في نظام إدارة بيانات المتطوعين، تواصلوا مع أدجمال دولو، منسّق تطوير العمل التطوعي العالمي في الاتحاد الدولي لجمعيات الصليب الأحمر والهلال الأحمر ([email protected])، للحصول على نموذج تقديم طلب.